Externe DPO

Wij bieden een externe DPO-dienst aan, met een specialisatie in de farmacie- en schoolsector.Op basis van deze ervaring maken we gebruik van een applicatie die speciaal is ontwikkeld voor het beheer van de GDPR-compliancedossiers van onze klanten: DPO-Assistant.

De rol van de externe DPO: privacy beschermen en compliance waarborgen

Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die in mei 2018 van kracht werd, zijn organisaties verplicht stappen te ondernemen om de privacy van individuen te beschermen en ervoor te zorgen dat hun gegevensverwerkingspraktijken worden nageleefd. De FG is een sleutelfunctie in dit proces en kan zowel intern als extern aan de organisatie deelnemen.

De externe DPO is een onafhankelijke deskundige op het gebied van gegevensbescherming die door een bedrijf wordt ingehuurd om verantwoordelijkheden op zich te nemen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Haar belangrijkste rol is het adviseren en ondersteunen van de organisatie bij de implementatie van goede praktijken op het gebied van gegevensbescherming.

De opdracht van de externe DPO

De belangrijkste taak van de externe DPO is ervoor te zorgen dat de organisatie voldoet aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen inzake gegevensbescherming. De belangrijkste doelstellingen van haar missie zijn:

1. Adviseren en informeren: De externe DPO moet de organisatie adviseren over verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming en best practices. Het moet werknemers en belanghebbenden ook informeren over de risico’s die gepaard gaan met gegevensverwerking en de stappen die kunnen worden genomen om deze te beperken.
2. Toezicht houden op de naleving: De externe DPO moet ervoor zorgen dat de organisatie voldoet aan de wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, waaronder de GDPR. Het voert regelmatig audits uit, evalueert bestaand beleid en procedures en identificeert mogelijke hiaten in de naleving.
3. Verzoeken van belanghebbenden beheren: De externe DPO is het primaire aanspreekpunt voor personen van wie de gegevens door de organisatie worden verwerkt (betrokkenen). Het moet reageren op verzoeken om de rechten van personen uit te oefenen (bijv. het recht op toegang of het recht op verwijdering) en ervoor zorgen dat er passende procedures zijn om dergelijke verzoeken te behandelen.
4. Sensibiliseren en trainen: De externe DPO is verantwoordelijk voor het vergroten van het bewustzijn van gegevensbeschermingskwesties bij de werknemers van de organisatie. Zij moet regelmatig opleidingen organiseren om hen te informeren over de risico’s en beste praktijken op het gebied van gegevensverwerking.
5. Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA’s) uitvoeren: De externe DPO moet DPIA uitvoeren wanneer gegevensverwerkingsactiviteiten een hoog risico vormen voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. Deze beoordelingen helpen de organisatie potentiële risico’s te identificeren en te beperken en gegevensbescherming te waarborgen.
6. Samenwerken met toezichthoudende autoriteiten: De externe DPO is het aanspreekpunt voor toezichthoudende autoriteiten, zoals de Gegevensbeschermingsautoriteit in België.